Kun olet aloittanut opiskelijalle UTUGradu prosessin (vaihe 1) ja opiskelija on jättänyt työnsä tarkastettavaksi Turnitin-tehtävään sekä täyttänyt työn tiedot UTUGradu-lomakkeelle, saat UTUGradu-järjestelmästä (noreply@utu.fi) sähköpostin jonka otsikolla "UTUGradu (Olli Opiskelija (olliopi)): Opinnäytetyön aloitustiedot ja Turnitin-raportti tarkastettavana". Sähköpostissa on linkki sekä Moodle-alueelle että lomakkeelle.
1. Tee työn lopullinen Turnitin-tarkastusraportin analyysi Moodle-alueella (tarkempia ohjeita välilehdellä Turnitin-alkuperäisyyden tarkastus).
Tämän tarkastuksen jälkeen työtä ei ole tarkoitus enää muuttaa, vaan työ menee sellaisenaan eteenpäin hyväksyttäväksi ja julkaistavaksi, ja tallentuu Turnitin-tietokantaan. Mikäli Turnitin-tarkastuksessa ilmenee kuitenkin vielä seikkoja, jotka edellyttävät muutoksien tekemistä opiskelijalta, on prosessi mahdollista palauttaa edelliseen vaiheeseen (ks. kohta 3 alempana).
2. Avaa UTUGradu-lomake sähköpostin linkistä ja tarkista opiskelijan lomakkeelle täyttämät tiedot.
Lomakeprosessissa suositellaan käytettävän samaa kieltä koko prosessin läpi. Mikäli siis joku prosessin toimijoista (esim. opiskelija, tarkastaja) ei ymmärrä suomea riittävästi, vaihda lomakkeen kieli englanniksi sivun oikeasta ylälaidasta ja täytä myös lomakkeen tiedot englanniksi, jolloin seuraavat toimijat saavat sähköpostinsa englanniksi ja ohjautuvat englanninkieliselle lomakesivulle.
3. Vahvista, että olet tehnyt lopullisen Turnitin-tarkastusraportin analyysin (vastaa aiempaa Turnitin-tarkastustodistusta) valitse "Kyllä".
Ohjaajana voit myös palauttaa lomakkeen (ja opinnäytteen) opiskelijalle muokattavaksi, mikäli huomaat opiskelijan lomakkeelle täyttämissä tiedoissa virheitä tai Turnitin-tarkastuksessa on ilmennyt työn korjauksia edellyttäviä seikkoja.
Palauttaaksesi lomakkeen (ja opinnäytteen) opiskelijalle, valitse"Ei" (ks. kuva), kirjaa lomakkeelle ohjeistus opiskelijalle ja tämän jälkeen lähetä tieto eteenpäin opiskelijalle klikkaamalla "Tallenna ja siirry tietojen vahvistamiseen". Lomakkeesta aukeaa luonnossivu, jolla pystyt tarkistamaan täyttämäsi tiedot ja tarvittaessa palaamaan takaisin valitsemalla "Muokkaa". Kun olet valmis, klikkaa luonnossivulla "Vahvista ja lukitse tiedot". Lomakesivu jää ns. luonnostilan näköiseen tilaan, mutta tiedot on lukittu, eikä niitä pääse enää muokkaamaan. Opiskelija saa lomakkeelle täyttämäsi tiedot sähköpostiinsa, voi tehdä tarvittavat muutokset ja lähettää lomakkeen uudelleen tarkistettavaksesi.
Jos tässä vaiheessa opinnäytteeseen tehdään muutoksia, tulee opiskelijan aiempi palautus poistaa Turnitin-tehtävästä, jotta hän voi palauttaa korjatun version tehtävään.Opiskelijan aloittaa palautusvaihe alusta eli muuntaa työ uudelleen pdf/a-muotoon, validoida se ja palauttaa työ Turnitiniin, ja täyttää lomakkeen tiedot.
Ohjeita mahdollisten vilppitapausten varalle löytyy välilehdeltä Turnitin-alkuperäisyyden tarkastus.
Kuva: Turnitin raportin hyväksyminen
4. Mikäli valitsit edellisessä kohdassa "Kyllä", merkitse opinnäytetyölle tarkastaja(-t) ja hyväksyjä (laitosjohtaja tai dekaani). Mikäli toimit itse tarkastajana, muista merkitä myös itsesi tarkastajaksi - tätä ei voi tehdä enää jälkikäteen. Huom! Yksiköiden tarkastuskäytännöissä on eroja. Ota selvää oman yksikkösi tarkastuskäytännöistä.
Mikäli arviointilausunto laaditaan ja arvosanaehdotus annetaan yhteisesti tarkastajien kesken, Tarkastaja 1 toimii lausunnon lomakkeelle kirjaajana. Tarkastaja 2 ja Tarkastaja 3 voivat lukea Tarkastaja 1:n kirjaaman lausunnon lomakkeella ja valita lomakkeen antaman valmiin vaihtoehdon, jolla hyväksyvät yhteisen lausunnon ja arvosanaehdotuksen: "Olen lukenut opinnäytteen ja laatinut arviointilausunnon yhteisesti muiden tarkastajien kanssa ja päätynyt samaan arvosanaehdotukseen."
Huom! Kaikkien tarkastajiksi merkittyjen tulee käydä lomakkeella vähintään kuittaamassa lausunto, jottaa muodostuu sähköinen allekirjoitus. Muuten lomakeprosessi ei mene eteenpäin.
5. Lopuksi klikkaa "Tallenna ja siirry tietojen vahvistamiseen". Lomakkeesta aukeaa luonnossivu, jolla pystyt tarkistamaan täyttämäsi tiedot ja tarvittaessa palaamaan takaisin valitsemalla "Muokkaa". Kun olet valmis, klikkaa luonnossivulla "Vahvista ja lukitse tiedot".
Ohjaajana roolisi UTUGradu-prosessissa päättyy tähän, jollet ole myös yksi työn tarkastajista. Jos toimit myös tarkastajana, katso ohjeet välilehdeltä "Tarkastaja".
► Tarkastajat saavat sähköpostin, jossa on linkki lomakkeelle, jolta he voivat poimia työn pdf-tiedoston. Tarkastajat eivät pääse katsomaan Turnitin-tehtävänpalautusta (paitsi jos tarkastaja on myös työn ohjaaja ja opettajana ko. Moodle-kurssialueella). Tarkastajat antavat arviointilausuntonsa ja arvosanaehdotuksensa UTUGradu-lomakkeella.
► Sähköposti lomakkeen eteenpäin lähettämisestä menee myös opiskelijalle (paritöissä molemmille opiskelijoille) ja uusi sähköposti sitten, kun kaikki tarkastajat ovat lukinneet lausuntonsa UTUGradu-lomakkeelle. Opiskelija(t) saa siinä ohjeet mm. mahdollisen huomautuksen antamisesta tarkastajien lausuntoihin tutustuttuaan.
► Opiskelijan kuulemisvaiheen jälkeen lomake tietoineen menee automaattisesti hyväksyjälle arvosanapäätöksen tekoa varten.