Yksi tapa suunnitella oman tutkimusaineiston hallintaa on laatia aineistonhallintasuunnitelma. Laatimalla suunnitelman saat myös talteen tekemäsi ratkaisut aineistosi käsittelyn suhteen ja voit palata suunnitelmaan tarpeen mukaan. Aineistonhallinta on prosessi ja näin ollen myös aineistonhallintasuunnitelman tulisi olla elävä dokumentti. Voit siis päivittää suunnitelmaasi aina, kun suunnitelmaan tulee muutoksia tutkimuksen edetessä.
Aineistonhallinnan suunnitteluun on olemassa erilaisia työkaluja ja suunnitelmapohjia, joiden avulla oman aineiston hallintaa on helppo suunnitella.
Jo ennen kuin ryhdyt hankkimaan opinnäytteesi tutkimusaineistoa, on hyvä hieman suunnitella tulevaa. Mitä tarkemmin suunnittelet tutkimusaineistosi hankinnan ja käsittelyn, sitä vähemmän tulet kohtaamaan ikäviä yllätyksiä tutkimuksesi aikana.
Alla listatut asiat sinulla tulisi olla mietittynä siinä vaiheessa, kun ryhdyt aineistonkeruuseen.
Tutkimuksen alussa on hyvä miettiä, mitä aineistoa tutkimuksesi toteuttamiseksi tarvitset. Näin saat kokonaiskuvan tarvitsemistasi aineistokokonaisuuksista ja pystyt suunnittelemaan aineiston hankkimisen etukäteen. Jos tutkimusaineistosi koostuu useammasta eri aineistokokonaisuudesta, eri kokonaisuudet saattavat vaatia erilaisia aineistonhallinnan ratkaisuja.
Henkilötietojen käsittelyn osalta on huomioitava myös tietosuoja. Tarkista Tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta, mitkä tiedot ovat henkilötietoja ja mitkä eivät. Tietosuojan osalta sinun tulee laatia tutkittavillesi erillinen tietosuojailmoitus sekä selvittää, kuka tutkimuksesi osalta toimii rekisterinpitäjänä. Perehdy huolella yliopiston laatimaan ohjeistukseen Tietosuojaohjeita opinnäytetyöhön ja keskustele asiasta ohjaajasi kanssa.
Lisätietoja henkilötiedoista löydät kirjaston Tutkimusdata-oppaasta.
Ennen kuin alat kerätä aineistoa mieti, onko se tutkimuskysymystesi kannalta tarkoituksenmukaista tai välttämätöntä. Etenkin henkilötietojen osalta kannattaa miettiä, ovatko kaikki kerättävät henkilötiedot tarpeellisia tutkimuksesi kannalta. Älä kerää henkilötietoja varmuuden vuoksi, vaan minimoi henkilötietojen käsittely.
Tutkimusaineiston hankkiminen ilman lupaa on vastoin hyvää tieteellistä käytäntöä. Mieti siis jo ennen aineistosi hankkimista, tarvitsetko lupia esimerkiksi tutkittavilta, arkistoilta tai verkkopalvelun ylläpitäjiltä.
Jos tutkimusaineistosi koostuu kuvista ja aiot liittää kuvia opinnäytteeseesi, selvitä jo hyvissä ajoin, onko se sallittua. Lisätietoa kuvien käytöstä opinnäytteissä löydät UTUGradu-oppaasta.
Mikäli tiedät jo arkistoivasi aineistosi tutkimuksen päätyttyä johonkin arkistoon (yliopistolla esim. HKTL-arkisto, Lauseopin arkisto, UTU Geoportal), selvitä etukäteen, edellyttääkö arkisto, että pyydät tutkittaviltasi kirjalliset luvat aineiston arkistoimiseen ja jatkokäyttöön. Lupien hankkiminen on huomattavasti helpompaa aineistonkeruun yhteydessä kuin vasta jälkikäteen!
Varmista, että aineistonkeruussa käyttämäsi laitteet/ohjelmat ovat kunnossa ja että kyseiset laitteet/ohjelmat ovat tietoturvallisia.
