Tutkimusaineiston hallinta ei pääty tutkimuksen valmistumiseen, vaan vielä tutkimuksen päätyttyäkin tulisi muistaa aineiston suunniteltu hallinta. Tutkimuksen päätyttyä aineistonhallinta tarkoittaa käytännössä tutkimusaineiston säilyttämistä tietyn määräajan tai pysyvästi. Valmiin aineiston säilyttämisen osalta mieti ainakin seuraavia asioita:
- Mitä olet luvannut tutkittavillesi? Mitä olet kertonut tekeväsi aineistollesi tutkimussuunnitelmassasi ja tutkimuksessasi? Muista pitää lupauksesi.
- Ohjeistaako oppiaineesi tutkimusaineiston säilytysajan suhteen? Yleinen yliopiston suosittama säilytysaika tutkimusaineistolle on viisi vuotta. Lääketieteen alan aineistojen säilytysaika on pitempi, 15 vuotta.
- Missä voit säilyttää tutkimusaineistosi tietoturvallisesti? Jos jatkat yliopistolla, voit hyödyntää yliopiston tarjoamia tallennusratkaisuja, mutta mikäli saat opintosi päätökseen, tulisi tutkimusaineisto säilyttää määräajan yksityisillä laitteilla, jos laitos ei voi tarjota tallennustilaa. Etenkin omia laitteita käyttäessäsi varmista laitteiden tietoturva ja pidä laitteet kunnossa koko säilytysajan.
- Voit tallentaa tutkimusaineistosi myös esim. Zenodoon (sivusto englanniksi), joka on yleinen tutkimusdata-arkisto. Mikäli käytät Zenodoa tallennukseen, varmista, että tallennat aineistosi suljetulla näkyvyydellä, jos et ole erikseen pyytänyt tutkittaviltasi lupaa aineiston avoimeen julkaisemiseen.
- Voisiko tutkimusainestosi tallentaa tieteenalakohtaiseen repositorioon? Kielipankki ottaa vastaan teksti- ja puheaineistoja, Tietoarkisto puolestaan laajasti eri alojen tutkimusaineistoja.
- Muista, että tietosuojailmoituksessa annetut tiedot pätevät tutkimusaineistosi elinkaaren loppuun asti, eli vielä tutkimuksen päätyttyäkin. Jos siis et ole kertonut tutkittavillesi mahdollisesta tietojen siirrosta kolmansiin maihin, et voi tutkimuksen päätyttyäkään tallentaa aineistoasi kaupallisiin pilvipalveluihin.
- Jos aineistoa pitää siirtää paikasta toiseen, esim. yliopiston palveluista omalle koneelle, varmista, että siirto tapahtuu tietoturvallisesti. Voit käyttää eimerkiksi Seafilea, josta saat ladattua tiedostot suoraan omalle koneellesi.
- Mikäli olet ilmoittanut säilyttäväsi tutkimusaineistoa määrätyn ajan ja tuhoavasi aineiston sen päätyttyä, muista myös tehdä se. Huolehdi siitä, että tiedostot tulevat varmuudella poistetuksi ja roskakori tyhjennetyksi. Muista huolehtia vastaavilla toimenpiteillä mahdollisista pilvitallennustiloista, mikäli tutkimusaineistoa on sellaisiin tallennettu. Jos data on arkaluontoista, voidaan harkita vielä datan ylikirjoittamista, joka vaatii hieman lisätoimenpiteitä.Tällaisissa tapauksissa ota yhteyttä digipalveluihin helpdesk@utu.fi. Myös yliopiston tallennusratkaisuja käytettäessä aineiston tuhoaminen on sinun vastuullasi.
