Siirry pääsisältöön
Turun yliopiston kirjasto

UTUCRIS

Tarkista julkaisulistasi ja lisää puuttuvat tiedot järjestelmään

Kirjasto tuo tutkimustietojärjestelmään Turun yliopistossa ja Turun yliopistollisessa keskussairaalassa tehdyn tutkimuksen tiedot Web of Sciencesta, Scopuksesta, Medicistä ja Artosta. Tutkijat toimittavat tiedot tutkimuksesta, jota ei löydy näistä tietokannoista.

Tarkista julkaisulistasi ajantasaisuus joko

1. Kirjautumalla tutkimustietojärjestelmään

tai

2. Avaamalla intranetissä tutkijan CV:n (vaatii sisäänkirjautumisen)

Seuraa julkaisulistaasi ajankohtaisesti ja toimita puuttuvat tiedot kirjastolle joko verkkolomakkeella tai suoraan tutkimustietojärjestelmässä.

Sinun täytyy todennäköisesti toimittaa tiedot itse, jos...

  • Kyseessä on suomenkielinen julkaisu
  • Kyseessä on jokin muu julkaisu kuin tieteellinen artikkeli (esim. kirja tai raportti)
  • Julkaisua ei ole indeksoitu Web of Scienceen, Scopukseen, Mediciin tai Artoon vuoden loppuun mennessä
  • Julkaisuasi ei löydy tutkimustietojärjestelmästä vuoden loppuun mennessä

Julkaisutiedot voi toimittaa heti kun artikkeli tai kirja on hyväksytty julkaistavaksi.

Kirjasto validoi tiedot, jonka jälkeen ne siirtyvät kansalliseen VIRTA-julkaisutietopalveluun ja Tiedejatutkimus.fi-palveluun.

VIRTA-julkaisupalvelun tietoa käytetään muun muassa Suomen Akatemian tutkimusrahoitukseen liittyvään raportointiin.

Millaisista julkaisuista kerätään tietoa?

Opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruussa raportoitavien julkaisujen tulee täyttää seuraavat kriteerit:

1. Julkaisun tulee olla julkisesti saatavilla kenelle tahansa

  • Julkinen tarkoittaa sitä, että julkaisu on kenen tahansa saatavilla maksutta tai maksua vastaan. Esimerkiksi pelkästään konferenssin osallistujille jaettu julkaisu tai verkossa rajoitetusti saatavilla oleva julkaisu ei ole julkisesti saatavilla, eikä sitä näin ollen raportoida tiedonkeruussa. ISSN- ja ISBN-tunnuksen olemassaolon katsotaan olevan merkki siitä, että julkaisu on alun perin tarkoitettu julkisesti saatavilla olevaksi.

2. Julkaisukanavalla tulee olla tekijästä riippumaton toimituskunta tai julkaisija, joka päättää julkaisukanavalla julkaistavista julkaisuista.

  • Esimerkiksi tekijän omakustanteita tai omilla kotisivuilla julkaistuja dokumentteja ei raportoida. Myöskään esimerkiksi yksittäisen kirjaston tai organisaation julkaisuarkiston kautta tekijän itse julkiseksi saattamia julkaisuja ei raportoida, mikäli julkaisemisesta ei ole päättänyt julkaisun tekijästä riippumaton ulkopuolinen taho.

3. Julkaisua ei ole aikaisemmin julkaistu tiedonkeruussa raportoitavassa muodossa.

  • Julkaisun tulee sisältää uutta tieteellistä, ammatillista tai taiteellista sisältöä siten, ettei sitä aikaisemmin ole julkaistu tiedonkeruussa raportoitavassa muodossa. Näin ollen esimerkiksi julkaisuarkistoon (esim. arXiv.org) tallennettu julkaisu voidaan raportoida sen ilmestyttyä lehdessä tai muussa raportoitavassa muodossa. Omien tai muiden tekstien käännöksiä tai julkaisujen uusia painoksia ei raportoida, mikäli julkaisua ei ole merkittävästi muokattu edelliseen painokseen nähden. Myöskään verkkojulkaisujen päivityksiä ei raportoida uusina julkaisuina.

4. Julkaisun tekijällä on yhteys raportoivaan organisaatioon.

  • Organisaatio on mahdollistanut julkaisun syntymisen ja tutkimus- tai asiantuntijatyön. Käytännössä tämä tarkoittaa, että tekijä on palvelus- tai muussa sopimussuhteessa organisaatioon (jatko-opiskelijat alla olevien kriteerien mukaan) taikka organisaatio on muuten mahdollistanut julkaisun tekemisen.

    Yliopistojen jatko-opiskelijoiden kohdalla julkaisut kirjataan jatko-opinto-oikeuden saaneilta läsnäoleviksi kirjautuneilta opiskelijoilta.  Kun julkaisun tekijä ei kiinnity organisaatioon palvelussuhteen eikä jatkotutkinto-oikeuden perusteella, pitää hänen silti olla saanut organisaatiolta aktiivisen tutkimustyön mahdollistaneet voimavarat ja työympäristön (laitteet, aineistot, tutkimusryhmä). Dosentuuri on arvonimi, eikä siten pelkästään riitä siteeksi yliopistoon.

    Yhteys organisaatioon todetaan ensisijaisesti tekijän julkaisussa mainitseman affiliaation perusteella. Julkaisun tekijöiden pitää tästä syystä olla erityisen huolellisia siinä, että organisaation nimi tulee julkaisuun ja että se tulee siihen oikeassa muodossa. Julkaisut kirjataan sille organisaatiolle, jossa julkaisuun liittyvä tutkimus- tai asiantuntijatyö on pääasiallisesti tehty, vaikka julkaisun tekijä olisi siirtynyt toiseen organisaatioon ennen julkaisun ilmestymistä.

    Väitöskirja voidaan raportoida sekä siihen liittyvän tutkinnon antaneesta yliopistosta että organisaatiosta, johon julkaisun tekijä on palvelus- tai muussa suhteessa.

    Korkeakoulujen perustutkinto-opiskelijoiden julkaisuja ei oteta huomioon opetus- ja kulttuuriministeriön julkaisutiedonkeruussa.

5. Julkaisu perustuu tekijän tutkimus- tai asiantuntijatyöhön.

  • Esimerkiksi pelkästään harrastus-, järjestö- tai liiketoimintaan liittyviä julkaisuja, jotka eivät perustu tutkimus- tai asiantuntijatoimintaan, ei raportoida. Myöskään ei raportoida sellaisia julkaisuja, joiden taustalla oleva tutkimus ei ole liittynyt henkilön työhön korkeakoulussa. Pelkästään markkinointiviestintään tarkoitettuja julkaisuja ei raportoida.

Em. kriteerit koskevat sekä painettuja että ainoastaan sähköisessä muodossa jaettuja dokumentteja (esim. verkkolehdet ja  -alustat).

Tutkimustietojen lisääminen

Verkkolomake on nopea ja näppärä tapa ilmoittaa julkaisutiedot kirjastolle. Bibliografisten tietojen lisäksi lomake pyytää sinulta myös vertaisarvioinnin läpi käynyttä tai viimeistä hyväksyttyä versiota käsikirjoituksestasi rinnakkaistallennettavaksi tutkimustietojärjestelmään. Kirjasto validoi tiedot ja tarkistaa kustantajan luvan käsikirjoituksen rinnakkaistallentamiselle. Huom. Liitetiedosto/rinnakkaistallenne on pakollinen lomakkeella. Jos rinnakkaistallennetta ei ole, julkaisun voi ilmoittaa sähköpostitse researchportal@utu.fi, viestiin lomaketta vastaavat tiedot julkaisusta.

Julkaisutietojen ilmoituslomake

HUOM! Kuvat saa suuremmiksi klikkaamalla niitä.

1. Mene tutkimustietojärjestelmään, osoitteeseen http://research.utu.fi.
Kirjaudu järjestelmään KIRJAUDU-linkistä. Järjestelmä kysyy UTU-tunnusta ja salasanaa, jos kirjaudut yliopiston verkon ulkopuolelta.

Järjestelmään kirjaudutaan KIRJAUDU-linkistä.

 

2. Klikkaa ylhäältä oikealta Lisää uusi -painiketta. Valitse avautuvasta ikkunasta Julkaisu.

Aloita julkaisun lisäys "Lisää uusi" painikkeesta.

 

3. Valitse julkaisutyyppi. Julkaisutyyppien kuvaukset näkyvät oikealla olevassa ikkunassa, kun hiiren vie julkaisutyypin nimen kohdalle:

Valitse haluamasi julkaisutyyppi.

Julkaisutyyppien kuvaukset löytyvät myös julkaisutietojen tutkijaohjeistuksesta.
Julkaisutyyppiasioissa voi kysyä neuvoa kirjaston tutkimustietojärjestelmätiimiltä (researchportal@utu.fi).

 

4. Täytä julkaisun perustiedot. Tähdellä merkityt kohdat ovat pakollisia tietoja.

Tekijät ja org.kytkökset Turun yliopistossa * -kohdassa on valmiina oma organisaatiokytköksesi. Sen voi tarvittaessa muuttaa.

Muut Turun yliopiston tekijät lisätään plus (+) -painikkeesta avautuvalla hakukentällä, jokainen erikseen.On tärkeää, että lisäät mukaan muutkin Turun yliopiston tekijät, jolloin julkaisu näkyy heille kaikille. Kaikkien yliopistomme tekijöiden ei tarvitse kirjata julkaisua erikseen.

Julkaisutyypistä riippuen lehden tai kustantajan nimen haku aloitetaan klikkaamalla plus (+) -painiketta. Avautuneeseen hakukenttään kirjoitetaan lehden tai kustantajan nimi.

Hae julkaisun lehti- tai kustantakytkös nimellä ja klikkamalla + painiketta.

Hakutuloksia voi olla usealla eri välilehdellä. Välilehdillä pääsee liikkumaan oikean yläkulman nuolien avulla.

Kustantajan nimen jälkeen oleva numero kertoo kustantajan Jufo-ID:n tai Jufo-tason. Sen jälkeen on kustantajaan liittyvät ISBN-tunnukset. Kirjan ISBN:lle on oma kenttä toisaalla.

Kustantajalla on tyypillisesti useita ISBN-numeroita.

  • Vinkki oikean kustantajan valitsemiseen: vertaa kirjasta löytyvän ISBN-tunnuksen kahta tai kolmea ensimmäistä numerosarjaa järjestelmän tietoihin. Ne ovat kustantajan tunnus. ISBN-tunnuksen kaksi viimeistä osaa ovat kirjan yksilöintitietoja.

Lehteä hakiessa valitse vaihtoehto (jos on useita), jossa näkyy Jufo-ID ja ISSN.

Lehti tai kustantaja täytyy valita +-painikkeella.

Mikäli lehteä tai kustantajaa ei ole vielä järjestelmässä, kirjoita sen tiedot kommenttikenttään. Kirjasto lisää tiedot järjestelmään.

Julkaisun kokoteksti ja saatavuus *
Liitä kansiokuvakkeesta viimeinen vertaisarvioitu käsikirjoitus rinnakkaistallentamista varten. Valtaosa lehdistä ja osa kirjojen kustantajista sallii käsikirjoituksen tallentamisen. Kirjasto varmistaa rinnakkaistallennusluvan kustantajalta ja asettaa tarvittaessa viiveen (embargon) rinnakkaistallenteen julkiselle näkyvyydelle.

Preprint-versiota ei tule käyttää tässä. Lopullista kustantajan taittamaa PDF:ää ei yleensä saa rinnakkaistallentaa, pois lukien Creative Commons -lisensoidut julkaisut.

Rinnakkaistallenne lisätään kansiokuvakkeesta.

DOI tai verkko-osoite

Merkitse julkaisun DOI-tunniste, jos sellainen on. Merkitse pelkkä 10.-alkuinen merkkisarja, ilman etuliitteitä kuten doi: tai http://dx.doi.org. Jos julkaisulla ei ole DOI-tunnistetta, anna julkaisun verkko-osoite.

DOI-tunniste ja verkko-osoite

Kommenttikenttään voi lisätä julkaisua koskevia kysymyksiä tai täyttämiseen liittyviä epäselvyyksiä tiedoksi kirjastolle. Voit lisätä myös tiedon prepintistä, jos sellainen on saatavilla toisaalla. Kommentit eivät tule julkisesti näkyviin.

Ministeriön vaatimat luokittelut *: Jos julkaisu on tehty yhteistyössä jonkin toisen tahon kanssa (esim. toinen yliopisto, sairaanhoitopiiri, yritys yms.), niin valitse asianomainen kohta.

Julkaisun kansainvälisyys * -kohdassa ilmoitetaan tieto siitä, onko julkaisu kotimainen vai kansainvälinen.

Mikäli kyseessä on artikkeli, kansainvälinen yhteisjulkaisu * -kohta täytetään artikkelin muiden kirjoittajien mukaan (kirja-artikkeleissa siis ei koko teoksen mukaan).

Julkaisun tieteenala * valitaan julkaisun sisällön mukaan. Tieteenalan lisääminen aloitetaan plus(+) -painikkeesta. Luokitukseen pääsee klikkaamalla AZ-kuvaketta:

Tieteenalan valinta

Avautuvasta listauksesta lisätään tieteenala(t) plus-painikkeella. Tietoja on usealla eri välilehdellä. Välilehdillä pääsee liikkumaan oikean yläkulman nuolien avulla.

 

5. Tallenna tiedot valitsemalla Tallenna valmis. Tällöin avautuu Aseta tila -valintaikkuna:

Valmiiden tietojen tilan valinta

  • Jos julkaisu on ilmestynyt kuluvana tai edellisenä vuotena, valitse Valmis kirjaston validoitavaksi -vaihtoehto. Kirjasto tarkistaa tiedot ja validoi julkaisun, jonka jälkeen ne tulevat julkisesti näkyville.
  • Jos julkaisu on ilmestynyt ennen vuotta 2010 tai se on tehty toiseen organisaatioon, valitse Vanha (ennen 2010) tai ei TY julkaisu -vaihtoehto. Kirjasto ei tarkasta näiden julkaisujen tietoja.

Klikkaa Done-painiketta. Jos kaikkia pakollisia tietoja ei ole täytetty, järjestelmä ei tallenna tietoja vaan merkitsee puutteet punaisella:

Täydennä tarvittavat tiedot ja tallenna uudelleen. Julkaisu siirtyy nyt valintasi mukaan joko kirjaston validoitavaksi tai suoraan julkisesti näkyviin tutkimustietojärjestelmään ja profiilisivullesi (vanha tai muualle tehty julkaisu).

Omien julkaisujen tuominen tietokannoista: ohjeet

Julkaisutietojen tuominen tutkimustietojärjestelmään on mahdollista seuraavista tietokannoista: Web of Science, Scopus ja PubMed. Jos julkaiset pääasiassa sellaisissa julkaisukanavissa, jotka on indeksoitu johonkin näistä tietokannoista, voit tuoda julkaisutietosi lähes täydellisinä suoraan tietokannoista. 

Ohjeen kuvat avautuvat suuremmiksi klikkaamalla. 

1. Kirjaudu tutkimustietojärjestelmään ja klikkaa oikealla ylhäällä "Add new” ► "Publication". 

Valitse: Lisää uusi julkaisu

2. Valitse “Import from” ► “external sources".

3. Valitse +-painikkeesta voimassa oleva affiliaatiokortti, jolle haluat kiinnittää julkaisusi.

4. Valitse alla olevasta valikosta lähde eli tietokanta (Web of Science, Scopus tai PubMed), josta haluat tuoda julkaisusi.

5. Authors-hakukentässä näkyy oletuksena sukunimi ja etunimen ensimmäinen kirjain. Jätä nimi tähän kirjoitusasuun.

6. Aseta tuotaville julkaisuille haluamasi aikaväli (esim. 2017–2019).

Importoitavien julkaisujen hakuvaihtoehdot

7. Klikkaa ”Search”. Jos julkaisuja on paljon, haussa voi kestää tovi.  

8. Valitse avautuvasta listasta julkaisut, jotka haluat tuoda. Jos oikean reunan ”Action to be performed” -marginaalissa lukee ”Possible duplicate” tai ”Already your publication”, julkaisu on todennäköisesti jo järjestelmässä, eikä sitä tarvitse tuoda. 

9. Huomioi, että jos julkaisuja on yli kymmenen, ne jakautuvat usealle välilehdelle.

Importoitujen julkaisujen selausnäkymä

10. Kun olet valinnut kaikki ne julkaisusi, jotka haluat tuoda järjestelmään, klikkaa "Validate".

11. Saat listan valitsemistasi julkaisuista. Klikkaa "Confirm".

12. Nyt näet tiedon siitä, montako julkaisua on tuotu järjestelmään. Jos haluat tallentaa ne toistaiseksi luonnostilassa, klikkaa ”Done”. Voit palata myöhemmin muokkaamaan julkaisujasi. Jos aiot muokata niitä heti, klikkaa ”Validate your publications”, jolloin pääset tarkastelemaan tuotuja julkaisuja yksi kerrallaan.

13. Jos palaat muokkaamaan julkaisuja myöhemmin, löydät ne menemällä päävalikon kohtaan “Publications” ► “Publications”. Pudotusvalikosta valitse näyttötavaksi ”Date edited (descending order)”.

14. Muokkaustilassa alkuperäisen julkaisun on hyvä olla saatavilla tietoja tarkistettaessa vaikkapa toisella välilehdellä. Täytä tai korjaa seuraavat kohdat:

  • Valitse oikea julkaisutyyppi. Tavallisesti oletustyyppinä on A1, mutta tämä ei ole aina oikein. Tarkista julkaisutyyppi OKM:n ohjeistuksestaTee tämä ensimmäisenä, koska julkaisutyyppi määrää, mitä tietoja ja missä muodossa niitä kerätään. 

Julkaisutyyppi voidaan vaihtaa

  • Tekijät: Täydennä kenttään kaikkien tekijöiden koko nimet (Sukunimi Etunimi) oikeassa järjestyksessä. Huom! Älä käytä pilkkua muutoin kuin erottamaan tekijät toisistaan.
  • Lisää julkaisun kieli.
    Valitse julkaisun kieli
  • Jos julkaisulla on lisäksesi muita tekijöitä, joilla on Turun yliopiston affiliaatio, lisää heidät+-painikkeesta. Muista valita oikea ja voimassa oleva affiliaatiokortti! Jos henkilöllä on useampia voimassa olevia affiliaatioita, valitse alaspesifisin eli mieluummin oppiaine- kuin laitostason kortti, mutta mieluummin laitos- kuin tiedekuntatason kortti jne.
  • Täytä lehden/emojulkaisun/konferenssin tiedot: ISSN/ISBN, lehden vuosikerta sekä numero tai e-julkaisun yhteydessä artikkelin numero.
  • DOI-numero (lyhyt muoto).
  • Kansallinen yhteistyö.
  • Kansainvälinen yhteistyö ja kansainvälinen julkaisu.
  • Tieteenala (väh. yksi).

Kun olet täyttänyt tarvittavat kohdat, klikkaa ”Save finished” ja valitse ”For validation by library”. Huomaa, että jos pakollisia tietoja puuttuu, järjestelmä ei anna tallentaa julkaisua.

Kun julkaisu on tallennettu validoitavaksi, saat sähköpostilla varmistusviestin ja pyynnön lähettää viimeisin (ei kustantajan formatoima) versio julkaisustasi rinnakkaistallentamista varten.

Näin pääset muokkaamaan julkaisujasi Converiksessa:

  1. Kirjaudu sisään Converikseen ja valitse päävalikosta ”Publications”.
    Valise vasemman reunan päävalikosta Publications
  2. Valitse julkaisulistan yllä olevasta pudotusvalikosta ”Date edited (descending order)”, jotta viimeksi tuotu julkaisu näkyy listan ensimmäisenä.
    Voit järjestää julkaisut niiden editointipäivän mukaan.
  3. Klikkaa ”Edit” ja noudata seuraavaa ohjetta:
  • alkuperäisen julkaisun on hyvä olla saatavilla tietoja tarkistettaessa vaikkapa toisella välilehdellä. Täytä tai korjaa seuraavat kohdat:
  • Valitse oikea julkaisutyyppi. Tavallisesti oletustyyppinä on A1, mutta tämä ei ole aina oikein. Tarkista julkaisutyyppi OKM:n ohjeistuksesta. Tee tämä ensimmäisenä, koska julkaisutyyppi määrää, mitä tietoja ja missä muodossa niitä kerätään. 

Valise ensin julkaisutyyppi alasvetolaatikosta.

  • Tekijät: Täydennä kenttään kaikkien tekijöiden koko nimet (Sukunimi Etunimi) oikeassa järjestyksessä. Huom! Älä käytä pilkkua muutoin kuin erottamaan tekijät toisistaan.
  • Lisää julkaisun kieli.
    Lisää julkaisun kieli.
  • Jos julkaisulla on lisäksesi muita tekijöitä, joilla on Turun yliopiston affiliaatio, lisää heidät+-painikkeesta. Muista valita oikea ja voimassa oleva affiliaatiokortti! Jos henkilöllä on useampia voimassa olevia affiliaatioita, valitse alaspesifisin eli mieluummin oppiaine- kuin laitostason kortti, mutta mieluummin laitos- kuin tiedekuntatason kortti jne.
  • Täytä lehden/emojulkaisun/konferenssin tiedot: ISSN/ISBN, lehden vuosikerta sekä numero tai e-julkaisun yhteydessä artikkelin numero.
  • DOI-numero (lyhyt muoto).
  • Kansallinen yhteistyö.
  • Kansainvälinen yhteistyö ja kansainvälinen julkaisu.
  • Tieteenala (väh. yksi).

Kun olet täyttänyt tarvittavat kohdat, klikkaa ”Save finished” ja valitse ”For validation by library”. Huomaa, että jos pakollisia tietoja puuttuu, järjestelmä ei anna tallentaa julkaisua.

 

Huomioitavaa julkaisutyypeistä

Blogikirjoitukset:

  • Kirjoitus voidaan ilmoittaa "Lehtiartikkelit" -lomakkeella, jos blogilla on ISSN-tunnus tai sivuilta selkeästi ilmenevä, useammasta tahosta koostuva toimituskunta. Tällöin valittavissa on julkaisutyypit D1 Ammatillinen blogikirjoitus ja E1 Yleistajuinen blogikirjoitus.
  • Useimmiten em. tietoja ei ole. Tällöin blogikirjoitus ilmoitetaan lomakkeella "Muut julkaisut", julkaisutyyppinä O2 Muu julkaisu.

Konferenssiabstraktit ja -posterit:

  • Ilmoitetaan lomakkeella "Muut julkaisut".