Laadi jo tutkimuksen suunnitteluvaiheessa yhtenäinen käytäntö kansioiden ja tiedostojen nimeämiselle. Sovi myös yhtenäinen tapa tallentaa tiedostot kansioihin ja alakansioihin. On tärkeää, että kaikki projektissa mukana olevat noudattavat sovittua käytäntöä.
Suunnittele ja sovi jo etukäteen, mitkä tiedostoversiot säilytetään ja/tai julkaistaan ja mitkä hävitetään tutkimuksen päätyttyä.
Organisointi ja säännönmukainen nimeäminen auttavat:
Mieti etukäteen, kenellä on pääsy kansioihin. Käytä kansioissa ja tiedostoissa yksilöllisiä nimiä, jotta ne eivät pääse missään tutkimuksen vaiheessa sekoittumaan.
Luo erilliset kansiot:
Hyvä kansiorakenne sisältää ainakin seuraavat elementit:
Versionhallinta pitää aineistosi järjestyksessä. Se voidaan hoitaa joku manuaalisesti tai automaattisesti.
Data Organisation ABC workshop - Datan Organisoinnin ABC työpajan materiaalit Zenodossa. Työpajan järjesti Helsingin yliopisto ja CSC.
Katso esimekkejä Jyväskylän yliopiston sivuilta.
Tutkimusaineisto koostuu usein monenlaisista datoista, joissa jokaisessa on erilainen tiedostomuoto. Tiedostomuotoja on runsaasti erilaisia ja uusi tiedostomuotoja tulee jatkuvasti samalla kuin osa tiedostomuodoista poistuu käytöstä. Tutkimusaineiston pitkäaikaisen käytettävyyden takia on tärkeää kiinnittää huomiota tiedostomuotoihin, jotta aineistot avautuvat myös tulevaisuudessa.
On suositeltavaa, että ainakin yksi tiedostokopio tallennettaisiin sellaisessa avoimessa tiedostomuodossa, jossa tiedoston lukeminen onnistuu eri ohjelmistoilla ilman maksullisia lisenssejä. Kun tiedostomuodoista pidetään huolta jo tutkimuksen teon aikana, ei datan myöhemmässä käytössä jouduta turvautumaan konvertointiin, jossa on aina vaarana tietojen katoaminen tai vääristyminen.
Hyviä tiedostomuotoja ovat esimerkiksi:
Tutkimusaineiston tallentamiseen tutkimuksen aikana vaikuttaa aineiston laadun lisäksi sen jakamisen tarve. Jos tutkimusaineisto sisältää arkaluontoisia tai sensitiivistä tietoa, on sen tallentamisessa ja erityisesti jakamisessa noudatettava erityistä huolellisuutta.
Turun yliopiston digipalvelut tarjoavat tallennuspaikkoja eri tyylisille tutkimusaineistoille, katso ohjeet intranetistä.
Henkilökohtaiseen käyttöön
Parhaat jako-ominaisuudet ja mahdollisuudet yhteiskäyttöön
Tietoturvallisuus eli tietojen, järjestelmien ja tietoliikenteen suojaaminen on tärkeä osa tutkimusaineiston hallinnointia. Sähköisten aineistojen kopiointin ja levittäminen on helppoa, joten sen estäminen on tärkeää. Varmuuskopiointi on osa tietoturvaa.
Varmuuskopioinnilla pidät tutkimusaineistosi ajantasaisena ja korruptoimattomana. TY suosittelee automaattista varmuuskopiointia, jolloin aineiston häviämisen riski pienenee. TY:n omista tallennuspalveluissa on automaattinen varmuuskopiointi.
Tietoturvasta tutkimuksen aikaisessa tutkimusaineiston tallennuksessa tulee parhaiten pitäneeksi huolta käyttäen TY:n Digipalveluiden tallennusalustoja. Lisätiedot tietoturvallisesta tutkimusaineiston tallennuksesta, jakamisesta ja käyttämisestä, löytyy Intranetin sivuilta.
Jos käytät jotakin muuta kuin TY:n tallennusalustaa, selvitä ainakin seuraavat asiat:
Ota myös tarkasti selvää tallennusalustan tietoturvasta, erityisesti jos tutkimusaineistosi on arkaluontoista tai sensitiivistä. Pidä huoli, että tallennusalustan kapasiteetti riittää omaan tutkimusaineistoosi ja että sen suorituskyky on riittävä.
Huomio myös esim (aineistohallinnan käsikirjasta):
Kysy lisää tallennusalustoista ja TY:n ratkaisuista osoittessa data@utu.fi
Tietoturva henkilötietoja sisältävässä tutkimuksessa
Henkilötiedot voidaan pseudonymisoida tai anonymisoida. Niin pitkään, kun tietojen perusteella voi tunnistaa henkilön suoraan tai tiedot voidaan palauttaa takaisin tunnistettavaan muotoon, ne ovat yhä henkilötietoja ja niihin sovelletaan tietosuoja-asetusta.
Aineiston hallintaan ja jakamiseen liittyvät kysymykset on hyvä selvittää koko tutkimusryhmälle.
Selvät käytänteet tulee olla siitä,
Jo tutkimuksen aloitusvaiheessa pitää miettiä tutkimukseen liittyviä juridisia ja eettisiä kysymyksiä. Sopikaa tutkimusryhmässä siitä, kuka omistaa datan. Käytä apuna tarvittaessa tutkimuksen juridisia tukipalveluja (legal@utu.fi).
Ottakaa huomioon myös rahoittajan ja julkaisijoiden mahdolliset vaatimukset.
Aineiston turvallinen jakaminen on mahdollista TY:n Seafile ja Taltio- tallennusalustojen kautta.
Henkilötietoja sisältävän datan suhteen pitää aina erikseen varmistaa käytettävän palvelun soveltumisesta ko. datan käsittelyyn ja tallentamiseen.
Muita mahdollisuuksia aineiston jakamiseen:
CSC tarjoaa palvelua suurten datamäärien lähettämiseen ja vastaanottamiseen Funet File Senderin kautta.
Funet FileSender on turvallinen tapa jakaa suuria tiedostoja kenelle tahansa. Kirjaudu sisään ladataksesi tiedostoja palveluun, tai pyytääksesi jotakuta muuta lähettämään sinulle tiedosto.
Intranetin ohjeet löytyvät täältä.
Microsoft Teams + Onedrive
Teams on yhteistyö- ja viestintäalusta, joka auttaa ihmisiä työskentelemään tehokkaasti yhdessä, työskentelivätpä he sitten kotona tai toimistossa.
Intranetin ohjeistus löytyy täältä.
Microsoft OneDrive on pilvitallennuspalvelu, jonka avulla voit tallentaa tiedostoja ja valokuvia verkkoon. Voit käyttää tiedostojasi mistä tahansa ja jakaa niitä muiden kanssa.
Google Drive on Googlen kehittämä pilvitallennuspalvelu. Sen avulla käyttäjät voivat tallentaa tiedostoja pilvipalveluun (Googlen palvelimille), synkronoida tiedostoja eri laitteilla ja jakaa tiedostoja.
Avoimella tutkimuspäiväkirjalla (Open Notebook Science) tarkoitetaan sitä, että tutkimusprojekti tehdään julkiseksi heti alusta alkaen. Avoin tutkimuspäiväkirja kertoo mm. aineistonkeruun vaiheista ja mittaustuloksista. Tavoitteena on tutkimuksen läpinäkyvyyden varmistaminen.
Tutkimuspäiväkirjan voi jakaa esim. tavallisella verkkosivulla tai sosiaalisen median palveluissa. Dokumentteja voi jakaa esim. Turun yliopiston SeaFile-pilvitallennuspalvelun avulla. Katso Seafile-ohjeet IT-palveluiden sivuilta.
Tunnisteellisia aineistoja voi käyttää tieteelliseen tutkimukseen silloin, kun se on tarkoituksenmukaista, suunniteltua, asiallisesti perusteltua ja tietojen käsittelyyn on laillinen käsittelyperuste (esimerkiksi tutkittavan suostumus tai yleisen edun mukainen tutkimus). Henkilötietoja käsittelevässä tutkimusaineisoissa aineistonhallinnan laatu korostuu. Huolehdi aineiston pseudonymisoinnista ja anonymisoinnista, jos ja kun se on tarpeen.
Pseudonymisoidulla aineistolla tarkoitetaan aineistoa, jossa suorat yksilöidyt tunnisteet on korvattu koodeilla tai peitenimillä. Koodiavaimet säilytetään aina erillään analyysiaineistosta. Aineiston laadusta riippuu, riittääkö pseudonymisointi aineiston suojakeinoksia tutkimuksen aikana. Koodiavaimen pääsyoikeudet ja käsittely on sovittava selkeästi tutkimusryhmän sisällä.
Pseudonymisoidusta aineistoista hävitetyt suorat tunnisteet, kuten nimet, sotut, kuvat etc, suositellaan hävitettävän heti, kun se on tutkimuksellisesti mahdollista.
Anonymisoidulla aineistolla tarkoitetaan aineistoa, jossa yksilölliet tunnisteet on poistettu ja niitä ei voi enää yhdistää lunnollisiin ihmisiin.
Tietoarkistolla on hyvät ohjeet ja suunnitelmapohja aineistojen anonymisoimiseen sekä yleisesti tunnisteellisten aineistojen käsittelyyn.
Tutustu myös TY:n lakipalveluiden tuottamiin ohjeisiin.
Aineiston säilytysaikaa pohdittaessa ota huomioon tutkimuksen rahoittajan ja tietosuoja-asetuksen erityisehdot.
Tutkimusaineiston käyttöarvo tutkimuksen jälkeen määrittää myös sen säilyttämiseen liittyviä vaihtoehtoja.
Turun yliopisto suosittaa yleisesti tutkimusaineistoa säilytettäväksi viisi vuotta (lääketieteessä 15 vuotta).
Toistaiseksi on huomioitava, että Turun yliopistolla ei ole omaa data-arkistoa, eli tutkimusaineiston pitkäaikaissäilytykseen täytyy tehdä toisia ratkaisuja.
Tutkimusaineiston hävittämisessä on otettava huomioon ettei pelkkä tiedostojen deletoiminen välttämättä riitä. Pelkkä tiedoston poistaminen ja tietokoneen roskakorin tyhjentäminen ei tarkoita, että tiedosto olisi lopullisesti tuhottu. Poistetut tiedot voidaan palauttaa, vaikka kiintolevy olisi alustettu uudelleen.Tiedostojen lopulliseen tuhoamiseen on saatavilla erilaisia ohjelmia, kuten tietojen ylikirjoittaminen tai kiintolevyn magnetisointi. Niillä voidaan myös mekaanisesti rikkoa tallennusvälineitä, jolloin ne muuttuvat lukukelvottomiksi.
Lisätiedot:
Erityisen tarkka tulee olla, jos aineisto sisältää henkilötietoja:
