Tutkimusdata ja datanhallinta

Akatemialle tehtävän hakemuksen tutkimussuunnitelman kohdassa ”4.3. Avoin tiede” kuvataan lyhyesti aineiston hallinnan avainasiat. Hakijan tulee kertoa:

1. Minne aineisto tallennetaan ja miten se varmuuskopioidaan hankkeen aikana
   • Katso Turun yliopiston IT:n vinkit sekä yliopiston tietoturvalauseke.
   • HUOM! Älä käytä henkilötietojen tai sensitiivisen aineiston tallennukseen kaupallisia pilvipalveluita. Aineiston tallentaminen pelkästään muistitikuille tai tietokoneen kiintolevylle ei ole kestävä ratkaisu. Turun yliopiston IT:n omat tallennuspalvelut takaavat aineiston automaattisen varmuuskopioinnin.
   • Tarvittaessa ota yhteyttä: data@utu.fi
2. Miten ratkaistaan aineistojen jakamiseen liittyvät mahdolliset lailliset ja eettiset kysymykset (esim. omistajuus, tekijänoikeudet, arkaluonteisuus).
   • Kerro, miten pystyt teknisesti tunnistamaan, ennakoimaan ja hallitsemaan aineistonhallintaprosessiin liittyviä eettisiä ja tietosuojaan ja -turvaan liittyviä laillisia riskejä.
   • Kerro olevasi tietoinen aineistoosi liittyvistä IPR-asioista. Aineistojen omistajuudesta, käyttöoikeudesta, avaamisesta ja jakamisesta sekä tieteellisten julkaisujen tekijyydestä on hyvä sopia tutkimusryhmän sisällä jo ennen tutkimuksen alkua. IPR-asioihin liittyvissä sopimuksissa saat apua osoitteesta legal@utu.fi. HUOM! Tee jo hyvin varhaisessa vaiheessa sopimukset KAIKKIEN aineiston käsittelyyn osallistuvien osapuolten kanssa
   • Suunnittele ja esitä, miten jaat (sensitiivistä) aineistoa erityisesti jos sinulla on tutkimuspartnereita Turun yliopiston tai Suomen ulkopuolella
   • Tee selkeä ero tutkimuksen aikana jaettavan aineiston ja projektin jälkeisen aineiston julkaisemisen välillä.
   • Kirjoita tässä kohtaa pelkästään aineiston jakamisesta. Tutkimuksen muut eettiset aspektit esittelet kohdassa 4.1.
3. Minne aineisto tai sen julkaistavissa oleva osa laitetaan saataville hankkeen päätyttyä. 
   • Aineistoa voidaan julkaista joko data julkaisuissa tai data-arkistoissa. Suomen Akatemian suosittelemia data-arkistoja ovat:
     • Tietoarkisto FSD, joka ottaa vastaan yhteiskuntatieteellisiä, humanistisia ja terveystieteellisiä aineistoja
     • FIN-CLARIN-järjestelmä (kieliaineistot)
     • CSC - Tieteen tietotekniikan keskuksen FAIRDATA-palvelut joko aineistolle (IDA, AVAA) tai sen kuvailutiedoille (QVAIN). Lisätietoa CSC:n Tietopaketti akatemianhakijalle
     • CERNin Zenodo-arkisto (Turun yliopistolla oma Community)
     • European Data Infrastructure EUDAT -tallennuspalvelu kaikille tieteenaloille.
     • Data-arkistojen hakupalvelu: https://www.re3data.org
     • Tallennuspaikoista löydät lisätietoa datan pitkäaikaissäilyttäminen ja hävittänen sivulta tai IT:n intrasivuilta Avoimet tutkimusaineistot ja aineistojen julkaiseminen.

Mikäli hankkeessa ei kerätä tai tuoteta lainkaan tai osittain jatkokäyttöön soveltuvaa aineistoa, on perusteltava miksi aineistoa ei voi millään tavoin tai edes osittain avata jatkokäyttöä varten.

Lisätietoa Suomen Akatemian sivuilla.

Hakemuksen rahoitussuunnitelmassa hakijan tulee huomioida, että tutkimusaineistojen säilyttämisen ja avaamisen kulujen katsotaan kuuluvan tutkimushankkeen isäntäorganisaation yleiskustannuksiin, mutta niitä voidaan myös perustellusti hyväksyä Akatemian tutkimusrahoituksesta katettaviksi tutkimuskuluiksi. 

Harkitse tarkkaan, mitä resursseja tarvitaan aineiston jakamiseen, säilyttämiseen ja kuratointiin. Perustele niiden tarpeellisuus. Tarvittavia resursseja ovat esimerkiksi säilytyskustannukset, laitteet, työaika sekä mahdolliset data-arkiston tallennuskustannukset. Huomio, että myös aineiston saataville asettamisen valmistelusta aiheutuu kustannuksia ja se vie aikaa. Kerro, miten kaikki yllä mainitut on otettu huomioon kustannuslaskelmassa.

Kun alat suunnitella tutkimusprojektia, sinun tulee tarkistaa projektissa kerättävää, tuotettavaa tai hyödynnettävää aineistoa koskevat sopimusvelvoitteet, omistusoikeudet, vaadittava tietosuoja sekä immateriaali- ja hyödyntämisasiat. Alla olevat ohjeet soveltuvat kaikille projektityypeille, olipa kyseessä yhden tutkijan tutkimusprojekti tai useamman tutkijan ja organisaation yhteistyöprojekti. Ohjeet soveltuvat myös siitä riippumatta, tuotetaanko ja käsitelläänkö projektissa kokeellista, havainnointiin perustuvaa, simulaatioon perustuvaa, olemassaolevaa tai kvalitatiivista dataa. Katso alta huomioitavat immateriaali-, sopimus- ja tietosuojaohjeet ja sopimusmallit. Kohdasta 3 löydät lisensointiohjeen tutkimusdatan jakamista varten.

1.    Immateriaaliasiat (omistajuus, tekijänoikeus, keksinnöt, patentointi ja tulosten hyödyntäminen)

1.1 Kuka omistaa tai kenellä on käyttöoikeudet tutkimusaineistoosi?

Onko kyseessä sopimustutkimus (= hankkeella ulkoinen rahoittaja, kuten SA, Business Finland, EU, maksullinen palvelutoiminta tai muu yritysyhteistyö)?

Ei → Tutkija omistaa ja hallitsee käyttöoikeuksia
Kyllä (SA, BF, EU) → aineiston omistaa Turun yliopisto, tee oikeuksiensiirtosopimus (kuuluu yleensä työsopimukseen)
Kyllä (muu sopimustutkimus) → selvitä omistusoikeudet ja tee tarvittaessa oikeuksiensiirtosopimus

Syntyykö tutkimusprosessissa tekijänoikeuslain alaisia tuotoksia?

Kyllä → Tee tekijänoikeus/teosilmoitus -> ota yhteyttä ja tee ilmoitus, legal@utu.fi ja innovaatiopalvelut (https://www.greip.fi/ uusi idea)

1.2 Onko tutkimuksen tuloksena syntynyt keksintö tai oletko kiinnostunut hyödyntämään aineistoasi tai tuloksiasi kaupallisesti?

Ei → Ei toimenpiteitä
Kyllä → Katso ohjeet alla olevien linkkien takaa
•    Keksinnöt ja korkeakoulukeksintölaki
•    Tee keksintöilmoitus (Greip) Sisältää keksintöilmoituslomakkeen, ohjeita keksintöilmoituksen tekemiseen ja lähettämiseen, yliopiston arviointiprosessi käynnistyy vasta keksintöilmoituksen vastaanottamisesta.
•    Lisäksi ohessa Turun yliopiston voimassa oleva keksintöohje sekä NYT VÄLÄHTI -opas
•    Jos haetaan immateriaalisuojaa (esim. patentti), se ei merkittävästi hidasta julkaisemista (pitää olla julkaisematonta tietoa!), mutta voi olla edellytys kaupallistamistoimille 
•    Aineistojen kaupallistaminen käynnistyy innovaatioaihion arvioinnista. Myös silloin, kun siihen ei liity immateriaalioikeutta, ks. teknologian siirto 
•    Keksintöilmoituksen lisäksi tulee huomioida myös tutkimusmateriaaleja koskeva materiaaliohje. 
•    Tekijänoikeusasiassa ota yhteyttä legal@utu.fi

2.    Sopimusasiat

2.1 Onko aineistossa osia, jotka ovat salassa pidettäviä

•    Ei → Ei toimenpiteitä
•    Kyllä → Tee salassapitosopimus tai huomioi yrityksen salassapitosopimus

2.2 Siirrätkö materiaalia tai dataa toiselle tutkijalle tai organisaatioon?

•    En → Ei toimenpiteitä
•    Kyllä → Tee materiaalinsiirtosopimus

2.3 Tehdäänkö tutkimusta / rahoitukseen liittyvää projektia jonkin toisen organisaation kanssa?

•    Ei → Ei toimenpiteitä.
•    Kyllä → Tee tutkimussopimus TAI yhteisrahoitteinen sopimus. Mikäli kyseessä on rahoittajan kanssa tehtävä sopimus, kysy sopimusmallia ensin rahoittajalta. Mikäli rahoittajalla ei ole mallia, katso lisäohjeet  

2.4 Sisältävätkö tutkimusaineistosi henkilötietoja?

•    Ei → Ei toimenpiteitä
•    Kyllä → Tarkista välilehdeltä "Henkilötiedot ja sensitiivinen aineisto", mitkä henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset koskevat projektiasi

2.5 Hankitaanko projektissa maksullista aineistoa tai teetetäänkö aineisto ulkopuolisella toimijalla hankintana?

•    Ei → Ei toimenpiteitä.
•    Kyllä → Perehdy yliopiston hankintaohjeeseen.

3.    Lisenssiasiat

Turun yliopisto suosittelee, että tutkimusdata, siltä osin kuin mahdollista, tallennetaan avoimeen yleiseen tai tieteenalakohtaiseen arkistoon tai repositorioon jatkokäyttöä varten. Tämän vuoksi data tulisi lisensoida Creative Commons -lisenssillä tai vastaavalla. Creative Commons -lisenssit ovat vakiolisenssejä, joita käytetään tutkimusaineistojen käyttöehtojen määrittämiseen. Avoimen tieteen lisenssi on CC-BY 4.0.
 

Jos tutkimusaineisto sisältää henkilötietoja, kannattaa niiden käsittelyn vaiheet suunnitella hyvissä ajoin jo ennen varsinaisen käsittelyn alkamista. Tietosuojavaltuutetun ohjeet ja tietosuojasäännökset ohjaavat tutkijaa henkilötietoja sisältävän aineiston käsittelyssä. Haastatteluaineisto sisältää yleensä aina henkilötietoja ja esimerkiksi haastattelukysymyksiin annetut vastaukset, jotka ovat yhdistettävissä henkilöön (ammatti, uskonto, sairaus, etninen tausta) tai vastaukset, jotka ulkopuolinen voi yhdistää tiettyyn henkilöön, ovat henkilötietoja. Jos aineistosi ei kuitenkaan sisällä henkilötietoja, voit jättää tietosuojasäädökset huomiotta.

Anonymisoitu aineisto ei enää sisällä henkilöön yhdistettäviä tietoja, eikä siihen sovelleta tietosuojasäännöksiä, mutta aineiston kerääminen ja käsittely ennen kuin tiedot on anonymisoitu, on henkilötietojen käsittelyä. Pelkästään nimien ja yksilöintitietojen poistaminen ei tarkoita, että aineisto olisi anonymisoitu.

Sisältävätkö tutkimusprojektissa käsiteltävät aineistot henkilötietoja?

Eivät sisällä → Ei toimenpiteitä

Kyllä sisältävät → 
Suunnittele henkilötietojen käsittely koko tutkimuksen ja tietojen säilytyksen ajalta ja dokumentoi se aineistonhallintasuunnitelmaan.

•    Varmista tietosuojaperiaatteiden noudattaminen.
•    Minimointi = kerää vain tutkimusta varten tarpeellisia ja oikeasuhtaisia henkilötietoja, vähennä tunnisteellisuutta tutkimuksen eri vaiheissa esim. pseudonymisoimalla ja poistamalla tarpeettomat henkilötiedot.
•    Käyttötarkoitussidonnaisuus = aineistoa saa käyttää ilmoitettuun käyttötarkoitukseen => nimetty tutkimus on oma käyttötarkoituksensa
•    Säilytyksen rajoitus = säilytysaika ei voi olla määrittelemätön 
•    Läpinäkyvyys = informoi tutkittavia henkilötietojen käsittelystä lähtökohtaisesti henkilökohtaisesti tietosuojailmoituksella eli tietosuojaselosteella 
•    Huomioi osoitusvelvollisuus eli dokumentoi => rekisterinpitäjän pitää pystyä osoittamaan, että se noudattaa tietosuojalainsäädäntöä 

Henkilötietojen käsittely käytännössä:

1.    Laadi tietosuojailmoitus eli tietosuojaseloste, joka annetaan tutkimukseen osallistujille ennen tietojen keräämistä     
2.    Selvitä, mikä taho on tutkimuksen rekisterinpitäjä eli vastuutaho tietosuojasäännösten noudattamisessa. 
=> Jos tutkimusta tehdään yhteistyönä eri organisaatioiden kesken, onko tarve tietojen siirtämiselle osapuolten kesken? Jos on, määritä roolit henkilötietojen käsittelyssä => Onko kyseessä yhteisrekisterinpitäjyys tai rekisterinpitäjä–käsittelijä-suhde? Tilanteesta riippuen tarvitaan yhteisrekisterinpitäjyyssopimus tai sopimus henkilötietojen käsittelystä. 
3.    Valitse sopiva tietosuoja-asetuksen mukainen käsittelyperuste (yleensä yleisen edun mukainen tieteellinen tutkimus tai suostumus)
4.    Luovutetaanko henkilötietoja sisältävää aineistoa rekisterinpitäjän ulkopuoliselle taholle, esim. ulkopuolisille palveluntarjoajille? => laadi sopimus henkilötietojen käsittelystä
5.    Luovutetaanko henkilötietoja EU:n / ETA-alueen ulkopuolelle? Selvitä etukäteen, mikä GDPR:n mukainen siirtomekanismi soveltuu ja millaisia lisäsuojatoimia tarvitaan. 
6.    Voidaanko tutkimuksessa toteuttaa tutkittavien tietosuojaoikeudet? Jollei voida, perustele oikeuksien rajoittamisen tarve. 
=> Huomioi aineiston käsittelyssä ja säilytyksessä tietojen eheyden ja luottamuksellisuuden vaatimus ja mieti, millä tavoin mahdolliset tutkittavien pyynnöt käytännössä pystytään toteuttamaan. 
7.    Laadi alustava riskinarvio, jonka perusteella voit päätellä, tarvitaanko perusteellisempi tietosuojan vaikutustenarviointi DPIA. Konsultoi tarvittaessa tietosuojavastaavaa dpo@utu.fi 
8.    Jos Turun yliopisto on rekisterinpitäjä, merkitse tutkimuksen perustiedot tutkimusdatainventaarioon. Tätä kautta muodostuu GDPR 30 art. mukainen käsittelytoimien kuvaus, jota rekisterinpitäjä on velvollinen ylläpitämään. 

HUOM! Jos aineistoa on tarkoitus käyttää jatkotutkimukseen, tästä pitää kertoa tietosuojaselosteessa sillä tasolla kuin siinä vaiheessa tiedetään. Ennen jatkotutkimuksen aloittamista informoidaan uudella sitä koskevalla tietosuojaselosteella. Jos käsittelyperuste on suostumus, jatkokäyttöön uudessa tutkimuksessa tarvitaan uusi GDPR:n mukainen suostumus. 

Huomioi tietosuojan lisäksi tutkimuseettiset periaatteet, joihin yliopisto on sitoutunut:

•    Pyydä tutkittavilta osallistumissuostumus eli tietoon perustuva suostumus, joka ei ole tietosuoja-asetuksessa tarkoitettu henkilötietojen käsittelyn peruste. 
•    Selvitä tarvitaanko eettinen ennakkoarvio 
•    Valitse tutkimusaineistolle tietoturvallinen säilytyspaikka ja varmista aineiston tietoturvallinen siirto ja jakaminen 
•    Laadi tutkimusaineistollesi aineistonhallintasuunnitelma 

Sisältävätkö tutkimusaineistot sensitiivisiä henkilötietoja?

Tuleeko tutkimuksessa esiin tutkittavien ns. erityisryhmien henkilötietoja? (etninen alkuperä, poliittiset mielipiteet, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliittoon kuuluminen, geneettiset tiedot, biometriset tiedot yksinomaan henkilön tunnistamisen tarkoituksissa, terveydentila, seksuaalinen käyttäytyminen ja suuntautuminen). 

Eivät sisällä → Ei toimenpiteitä

Kyllä sisältävät → Näitä varten tarvitaan oma käsittelyperuste. Tiedot suojattava erityisen huolellisesti ja soveltuvin lisäsuojatoimin.  Käsittelyn suojatoimena voidaan tarvita myös vaikutustenarviointi. Jos tutkittavien tietosuojaoikeuksiin tehdään poikkeamia, pitää vaikutustenarviointi lähettää tietosuojavaltuutetun toimistoon. Muista kirjata käsittelyperuste myös tietosuojailmoitukseen.