Tutkimusta tehtäessä tulee aina erikseen selvittää millä ehdoilla aineistoa voidaan käyttää ja mahdollisesti sopia aineiston omistamisesta ja käyttöoikeuksista. Tämä on tärkeää jo tutkimuksen valmisteluvaiheessa varsinkin tutkimustulosten ja -aineiston jatkokäytön kannalta. Ennen tutkimussopimuksen laatimista tulee myös tarkistaa, mitkä ovat tutkimusrahoittajan tutkimusaineistoja koskevat vaatimukset, jotta aineistosta sovitaan rahoittajan edellyttämällä tavalla. Lisäksi on hyvä tarkistaa, että tutkimukseen tuotavan tausta-aineiston käyttöoikeudet on selvitetty.
Sopimustutkimuksessa (ts. kaikissa ulkoisen rahoituksen projekteissa tehtävissä tutkimuksissa) Turun yliopiston opetus- ja tutkimushenkilökunnan työsopimukseen liitteenä on oikeuksiensiirtosopimus, jolla aineiston omistusoikeus siirtyy yliopistolle siinä laajuudessa kuin rahoittaja tai sopimuskumppani sitä vaatii. Muun henkilökunnan kohdalla sopimus tehdään silloin kun työntekijä osallistuu ko. ulkoisen rahoituksen tutkimustyöhön.
Perusrahoituksella tehtävässä tutkimuksessa omistusoikeus aineistoon on lähtökohtaisesti datan kerääjällä itsellään.
Kun tutkija vaihtaa tutkimusorganisaatiota, on hänen erikseen selvitettävä ja mahdollisesti sovittava siitä, miten hän saa jatkossa käyttää keräämäänsä aineistoa ja mitkä sen omistussuhteet ovat.
Myös opiskelijat ja apurahatutkijat, jotka eivät ole työsopimussuhteessa yliopistoon, voivat allekirjoittaa oikeuksiensiirtosopimuksen, jolla heidän keräämänsä aineisto yksilöidään tarkasti ja yliopistolle myönnetään rinnakkaiset käyttöoikeudet.
Aineistonkeruuvaiheeseen liittyy myös eri tasoista sopimista ja suostumusten haku tutkittavilta käsillä olevaan tutkimukseen. Ulkopuolista tiedonkeruu- tai haastatteluorganisaatiota käytettäessä on määriteltävä ja sovittava viimeistään keruusopimusta tehtäessä, kuka omistaa tutkimusaineiston tai hallinnoi sitä ja miten tutkittavia informoidaan aineiston käytöstä.
Arkistoaineistojen käyttöoikeudet määrittää kukin arkisto. Kun tutkimuksessa käytetään salassapidettäviä asiakirjoja, niiden käyttöoikeudet määrittää aineistojen luovuttaja. Avoimesti saatavilla olevat verkkoaineistot ovat vapaasti tutkimukseen käytettävissä, mutta niiden arkistointi jatkokäyttöä varten ei aina ole mahdollista.
Kun aineistoa kerätään suoraan tutkittavilla, heille annettu informaatio määrittää oleellisesti aineiston käyttöoikeuksia. Lisätietoa tutkittavien informoinnista saat Tietoarkiston kokoamasta infopaketista.
