UTUForms –lomakejärjestelmässä UTUGradu-opinnäytelomake:
Opinnäytetyön tietojen (julkaisuarkistoa varten) ja tarkastus-ja hyväksymistietojen dokumentoimiseen tarkoitettu verkkolomakepohja, jolla tarkastusprosessi alkaa ja etenee. Järjestelmä lähettää kussakin prosessin vaiheessa tarvittaville tahoille sähköpostiviestin (utu-osoitteeseen) ohjeineen ja tarvittavine linkkeineen.
UTUGradu-lomake korvaa kaikki aiemmat yhteiskäytössä olleet tarkastusprosessiin liittyvät dokumentit, mm. Turnitin-tarkastustodistuksen ja opiskelijan kirjaston kanssa tehtävän julkaisusopimuksen.
Moodle ja Moodle-työkalut:
Moodle-kurssialueella toimivat työn PDF/A-validointityökalu (arkistointikelpoisen PDF/A-tiedoston asetusten tarkistus) ja Turnitin-alkuperäisyydentarkastustehtävät (yksi ei-arkistoiva työn esitarkastusta/väliarviointia varten ja yksi arkistoiva lopullista tarkastusta varten). Arkistoiva Turnitin tehtävä toimii työn ns. teknisenä palautusalustana.
UTUGradun tietosuojaseloste löytyy osoitteesta https://forms.utu.fi/private/utugradu_v2/privacy?lang=fi
UTUPubin tietosuojaseloste löytyy osoitteesta https://www.utu.fi/fi/tietosuoja/utupub-tietosuojailmoitus
1. Opinnäytteen tarkastus- ja julkaisuprosessi alkaa ohjaajan toimesta UTUGradu-opinnäytelomakkeella sitten, kun ohjaaja ja opiskelija(t) ovat yhdessä sopineet työn olevan valmis eli työhön ei tule enää muutoksia . Ohjaaja valitsee lomakkeelle opiskelija(t) ja Moodle-kurssialueen, jolle opiskelija palauttaa työnsä tarkastettavaksi.
Huom. UTUGradu-lomakeprosessin aloittamisen jälkeen työn sisältöä ei voi enää muuttaa ilman että prosessi pitää aloittaa alusta (vrt. kansitetun työn palautus tarkastukseen). UTUGradu-järjestelmää ei siis tule käyttää työn ohjaamisen ja esitarkastuksen välineenä.
► Opiskelija saa sähköpostin järjestelmästä.
2. Opiskelija muuntaa valmiin opinnäytetyönsä ensin pitkäaikaissäilytykseen sopivaan PDF/A-tiedostomuotoon, tarkistaa sen PDF/A-validaattorilla ohjaajan Moodle-alueella ja palauttaa saman tiedoston tarkastettavaksi Turnitin-alkuperäisyydentarkastukseen em. Moodle-kurssialueella. Tämän jälkeen opiskelija täyttää opinnäytetyönsä bibliografiset ja julkaisua koskevat tiedot UTUGradu-opinnäytelomakkeelle.
Huom. Lomaketiedot vahvistamalla opiskelija hyväksyy opinnäytetyönsä palautuksen tarkastettavaksi ja julkaistavaksi eikä voi enää oma-aloitteisesti tehdä muutoksia työhön.
► Huom. Mikäli opinnäyte on tehty parityönä, toinen opiskelija saa sähköpostin järjestelmästä ja käy tarkistamassa lomakkeelle täytetyt opinnäytteen ja sen julkaisua koskevat tiedot.
► Ohjaaja saa sähköpostin järjestelmästä.
3. Ohjaaja tekee opinnäytteen Turnitin-raportin analyysin Moodlessa, ja hyväksyy Turnitin-tarkastuksen ja opiskelijan täyttämät tiedot UTUGradu-lomakkeella, ja merkitsee työlle tarkastajat ja hyväksyjän (laitosjohtaja/dekaani).
Huom. Mikäli ohjaaja toimii myös opinnäytteen tarkastajana, tulee hänen merkitä myös itsensä tarkastajaksi lomakkeelle!
► Tarkastajat saavat sähköpostin järjestelmästä.
4. Tarkastajat noutavat ensin lomakkeelta tarkastettavan opinnäytetiedoston ja antavat arviointilausuntonsa UTUGradu-opinnäytelomakkeella neljän viikon sisällä siitä, kun ovat saaneet sähköpostin tarkastukseen saapuneesta työstä (poikkeuksena kesä-, heinä-, elo- ja joulukuu, joiden osalta tiedekunnat päättävät tarkastuksen määräajoista).
Huom. Mikäli tarkastajat laativat lausuntonsa yhteisesti, tulee silti molempien käydä kirjaamassa lausunto lomakkeelle!
►Opiskelija(t) saa sähköpostin järjestelmästä.
5. Opiskelija(t) lukee lausunnot ja esittää halutessaan huomautuksensa UTUGradu-opinnäytelomakkeella, ja lähettää lomakkeen eteenpäin työn hyväksyjälle seitsemän päivän kuluessa siitä, kun on saanut viimeisen sähköpostin tarkastajan arviointilausunnon saapumisesta.
► Työn hyväksyjä saa sähköpostin järjestelmästä.
6. Työn hyväksyjä (laitosjohtaja/dekaani) saa tämän jälkeen itse opinnäytetiedoston, tarkastajien lausunnot ja mahdollisen opiskelijan/opiskelijoiden huomautuksen luettavakseen UTUGradu-opinnäytelomakkeella, ja päättää jatkotoimista lomakkeen tarjoamien vaihtoehtojen mukaan (ts. antaa työlle lopullisen arvosanan).
► Opiskelija(t) saa sähköpostiinsa tiedon työn arvostelusta.
► Lomakkeelta lähtee sähköpostissa tiedot tiedekunnan opintohallintoon opintosuorituksen rekisterointiä varten.
► Mikäli työ saa hyväksytyn arvosanan, opinnäytetiedosto bibliografisine tietoineen siirtyy lomakkeella kirjaston käsiteltäväksi ja sitä kautta arkistoitavaksi ja julkaistavaksi. Mikäli opiskelija on valinnut lomakkeella avoimen julkaisutavan, tulee hänen koko työnsä saataville avoimeen verkkojulkaisuarkisto UTUPubiin. Tiivistelmä julkaistaan UTUPubissa julkaisutavasta riippumatta. Opiskelija voi myös myöhemmin muutta julkaisutapaa lähettämällä sähköpostia kirjastolle (julkaisut@utu.fi).